スマートドキュメント：フィールドとテンプレート

※注意： Smart Docs機能は、ProfessionalプランとEnterpriseプランに含まれており、EssentialプランとAdvancedプランでアドオンとして利用できます。アカウント設定にアクセスできるユーザーのみが、会社のアカウントのアドオンを購入できます。

Smart Docsの機能を使えば、案件の詳細画面から直接、提案書や見積書を作成することができます。フィールドやテンプレートの仕組みを事前に知っておくことで、交渉の時間をさらに短縮することができます。

■対応フィールド Pipedriveのフィールドは、各タブでデフォルトフィールドとカスタムフィールドの2つに分かれています。

Pipedriveのフィールドをテンプレートに追加するには、テンプレートエディタの右側からフィールドをコピーしてテンプレート本文に貼り付ける必要があります。フィールドはテンプレート内で「[ ]」という括弧で表示され、テンプレートがドキュメントに使用される際に自動的に取引データに置き換わります。

■製品フィールドとテーブル 商品フィールドは、商品テーブルの中に存在する場合のみ、テンプレートで機能します。まず、テーブルをコピーして、テンプレート本体に貼り付け、商品テーブルを追加します。テーブルには、デフォルトの商品フィールドのセットが自動入力されますが、お好みでカスタマイズすることができます。

※注意：商品テーブルには列を追加することはできますが、行を追加することはできません。テンプレートに追加された商品テーブルは、その案件のドキュメントを作成する際に、その案件にリンクされている商品数に応じて自動的に生成されます。テンプレートのテーブルに手動で別の行を追加すると、このプロセスが中断され、そのテンプレートからドキュメントを正常に生成することができなくなります。 ファイルタイプにより、スプレッドシートとスライドでは、商品テーブルの動作が異なります。

■テンプレートとドキュメント 案件の書類や提案書の作成を始める前に、テンプレートを作成することができます。直接文書を作成することもできますが、今後の文書作成の時間を短縮するために、まずテンプレートを作成することをお勧めします。詳細ビューの[ドキュメント]タブで両方のオプションを見つけることができます。

テンプレートは案件と連動していません。そのため、テンプレートに追加されたすべてのフィールドは常に表示されます。

しかし、案件とリンクしたドキュメントを生成・編集する際には、その特定の案件でデータを持つフィールドのみを見ることができます。案件が、文書にあるフィールドの情報を持っていない場合、その特定のフィールドは、文書の編集時に利用できません。

■テンプレートの命名 新しいテンプレートを作成すると、システムからの最初の提案として、タイトルを追加することができます。タイトルはハイライト表示され、編集可能な状態になります。テンプレートの変更は自動的に保存されます。

テンプレートから文書を生成する場合、文書のタイトルにはテンプレート名が表示されず、代わりにDealのタイトル、日付、生成された時間が表示されるようになりました。

案件内でドキュメントを整理するために、テンプレートのタイトル（＝案件タイトル）にPipedriveのフィールドを追加することができます。タイトルにPipedriveフィールドを持つテンプレートから文書を生成すると、元のテンプレートタイトルとPipedriveフィールドが保存されます。

■未入力のドキュメントフィールドをクリアする ※注意：このアクションは、アカウント設定にアクセスできるユーザーのみが利用できます。 テンプレートからドキュメントを作成し、使用したテンプレートに含まれるフィールド情報が欠落している案件では、フィールド名のプレースホルダーがドキュメントに残ります。

この設定を変更するには、ツールとアプリ > Smart Docs > Company settingsに移動し、スクロールダウンしてオプションを見つけます。

このオプションを有効にすると、案件で情報が不足しているフィールドがある場合、テンプレートからドキュメントを作成すると、そのフィールドは空白になります。

※注意：これは会社の設定であり、変更はすべてのユーザーに適用されます。