アカウントをクリーンアップしてスペースを開放するには

※注意：これらのアクションは、適切な権限が有効になっている管理者ユーザーと一般ユーザーのみが使用できます。追加できるオープンディール、カスタムフィールド、およびインサイトレポートの数は、現在のプランによって異なります。

データベースは、社内で最も価値のあるリソースの1つです。しかし、時間の経過とともに情報が古くなることが予想され、データベースの健全性と品質を維持できなければ、企業にとってコストと顧客の損失につながります。

一方、データベースを定期的にメンテナンスすると、集中力と効率が向上し、より高いコンバージョン率を達成することができます。これを実現するために、スペースを解放してアカウントを円滑に運営するためのヒントをいくつか紹介します。

■取引 ・削除

アカウントの空き容量を確保する最も効果的な方法です。Pipedriveでは、詳細表示とリスト表示で案件を削除することができます。

まとめて削除したい場合は、リストビューで不要な案件のフィルターを作成し、適用することで削除することができます。

取引を削除した後で気が変わった場合、削除された取引を再開するオプションもあります。

※注意：取引の再開は、管理者ユーザーのみが利用できます。

・腐敗機能

この機能は、パイプラインに長期間滞留している案件を強調するために設計されています。

腐った取引をフィルタリングしたら、それらを削除するか、リードに変換することができます。この方法で、パイプライン内の中途半端な状態の取引を一度に取り除くことができます。

・受信トレイをリード

営業活動をしていると、パイプラインの初期段階に多くの案件が眠っていることに気づくことがあります。Pipedriveのリードの受信トレイは、このような状況で役立つ独立した受信トレイです。

例えば、数週間前から腐るほどある取引があるとします。削除はしたくないが、いつ自分やチームがその案件に取り組むかわからない、パイプラインを整理するためにそれらをリードに変換するオプションがあります。

これは、詳細ビューまたはリストビューから一括してリードに変換することも可能です。

取引をリードに変換すると、パイプラインがきれいになり、ストレージの空き容量が増えます。

※注意：一度にコンバージョンできる案件は100件までです。

・取引情報

デフォルトでは、パイプラインビューは未決取引のみに焦点を当てています。つまり、失注取引または成約取引は表示されません。これは、取引が削除されたという意味ではありません。

成約取引または失注取引を開いたままにしておくと、レポートや統計に影響し、取引ストレージにカウントされます。取引がすでに成約または失注の場合は、それに応じてマークすることをお勧めします。

パイプラインビューでは、デフォルトでオープン取引のみが表示されるため、パイプラインビューでは表示されなくなりますが、成約取引や失注取引を表示するフィルターを適用することで、いつでも表示させることができます。

・重複の管理

営業の性質上、同じ名前の取引が複数ある可能性があるため、Pipedriveでは取引の重複を自動で識別する機能はありません。しかし、Pipedriveには重複する案件があった場合に備えて、手動で案件をマージする機能があります。

取引の詳細ビューで、[その他]（...）をクリックし、[マージ]を選択します。

取引のマージメニューが開きます。右上の検索バーにマージする取引タイトルを入力します。マージする取引を選択すると、両方の取引の情報が表示されます。

下部のバナーでどの情報を保持するかを選択します。[プレビュー]をクリックし、すべてが正しいように見える場合は、 [マージ]をクリックして、完了です。

■カスタムフィールド カスタムフィールド機能は、データを整理するための多くの便利な機能の1つです。しかし、カスタムフィールドを過度に使用すると、ワークスペースが乱雑になり、すぐに注意が必要な情報に集中できなくなる可能性があります。

・重複するカスタムフィールド

一部のユーザーは、取引と連絡先（人または組織）に同じカスタムフィールドを作成して、取引または連絡先を開くときにその情報が常に詳細ビューに表示されるようにします。

カスタムフィールドを2つ作成すると、混乱が生じる可能性があり、カスタムフィールドストレージのかなりのスペースを占有します。

例えば、リード/取引と担当者セクションに「ソース」という複数のオプションフィールドを作成し、その取引の取得元を特定することができます。

連絡先やそれにリンクされた取引を開くときに、このソース情報を表示させることが重要な場合がありますが、同じ名前のカスタムフィールドが2つ作成されていると、フィールドに入力する際に混乱する可能性があります。

これを回避するには、データフィールド設定の[リード/取引]、[個人]、および[組織]セクションを確認して、重複しているフィールドがないか、削除できるかどうかを確認することをお勧めします。

さらに、詳細表示のサイドバーセクションの順番を変更し、連絡先セクションを一番上に配置することもできます（その方が便利な場合は、連絡先セクションを一番上に配置します）。

当面の間、カスタムフィールドを手動でマージして種類を変更するには、PipedriveシステムID機能を使用する方法しかありません。

・ノートセクション

メモとして記載できる情報がある場合は、カスタムフィールドを作成するのではなく、個別にメモを追加することをお勧めします。1つのメモのサイズ制限は約300万文字（または3MB）なので、このセクションにデータを保存するための十分なスペースがあることを意味します。

例として、クライアント訪問チェックリストがあります。同じトピックに関する複数の情報を取引に登録する必要がある場合は、複数のカスタムフィールドを個別に作成する代わりに、それらをすべて1つのメモにまとめて保存できます。

また、必要なときにいつでもメモをエクスポートできます。

※注意：適切な権限が有効になっているユーザーのみがエクスポートできます。

■インサイトレポート プランによっては、アカウントのレポート数が限られている場合があります。デフォルトでは、アカウントにはすでに重要と思われるレポートが作成されていますが、企業のニーズはそれぞれ異なり、すべてを使用しているとは限りません。また、しばらく前に作成したレポートが不要になった場合もあります。

新しいレポートのためのスペースを作るには、左側のリストからレポートを開き、[その他] （...）アイコンをクリックしてから、[削除]をクリックするだけです。

※注意：レポートの制限はユーザーごとです。