スマートメールBCC

Last updated on February 18, 2022

※注意:スマートメールのBCC機能は、PipedriveのEssentialプランで利用できるメール機能です。 電子メールプロセスを合理化するために、PipedriveのAdvanced、Professional、またはEnterpriseプランにアップグレードすることをお勧めします。

 

■どのように機能するか ※注意:スマートメールBCC機能を使用する場合、添付ファイルを含むメッセージの合計サイズが20MB未満である必要があります。

スマートメールBCC機能を使用すると、メールプロバイダからPipedriveの受信箱に個々のメールスレッドを手動で転送することができます。メールが転送されると、そのスレッドをPipedriveアカウントの関連する取引や人の連絡先にリンクさせることができます。

スマートメールのBCC機能でメールをPipedriveアカウントに転送するには、会社アカウントの会社固有のユニバーサルBCCアドレスをコピーし、メールプロバイダから送信されるメールのBCCセクションに貼り付けます。

会社固有のユニバーサルBCCアドレスは、個人設定 > メール同期 > スマートメールBCCアドレスで確認できます。

企業固有のユニバーサルBCCアドレスをコピーしておけば、あとはメールプロバイダーから送信または転送されるメールのBCCセクションに貼り付ければよいのです。

メール送信後、Pipedriveアカウントのメールタブにある受信トレイにBCCされたメールのコピーが提供されます。

顧客から受け取った返信は、Pipedriveの受信トレイに表示されるために、同じユニバーサルBCCアドレスに転送される必要があります。

※注意: 潜在的な顧客との混乱を避けるため、メールのBCCフィールドにPipedrive Smart BCCアドレスを必ず含めてください。

 

■取引・リード・連絡先へのリンク メールを取引や連絡先にリンクさせることで、担当者の詳細ビューと取引の両方から、進行中の会話を常に把握することができるようになります。

To:フィールドのメールアドレスに基づいて、Pipedriveに転送されたメールは、デフォルトのメールアドレスフィールドの下にリストされているそのメールアドレスのPipedriveコンタクトに自動的にリンクされます。 転送されたメールのメールアドレスに関連するPipedriveの連絡先がない場合、そのメールアドレスの新しい担当者連絡先が自動的に作成されます。

また、転送されたメールを手動で案件にリンクすることもできます。これを行うには、受信トレイでメールを開き、右側のウィンドウで既存の案件を検索するか、新しい取引を作成することを選択します。

 

・メールを自動的に取引にリンクさせたい場合はどうすればいいですか?

取引への自動リンクオプションは、Pipedriveが転送されたメールをメール受信者にリンクされている取引に自動的にリンクさせます。メールが自動的にリンクされるのは、その案件が担当者の唯一の未決済案件である場合のみです。 Pipedriveアカウントで案件への自動リンクを設定するには、個人設定 > メール同期 > 案件への自動リンクに移動し、[メールを案件と自動的にリンクする]オプションを選択します。

また、リードの受信トレイに追加したリードにメールをリンクさせることも可能です。

※注意: Pipedriveに同じ宛先の未決済案件が多数ある場合は、混乱を避けるため、[メールを手動でリンクする]のみを選択した方が効率的な場合があります。

 

■スマートメールのBCC機能を使ってメールを転送できるのは誰ですか? Pipedriveにログインしているメールアドレス以外からPipedriveの受信トレイにメールを転送したい場合は、そのメールアドレスをSmart BCCの代替メールアドレスとして追加する必要があります。代替メールアドレスを追加するには、[個人設定] > [メール同期] > [Smart BCCの代替メールアドレス]に進みます。

 

・代替メールアドレスの確認 メールアドレスを代替メールアドレスとして追加すると、追加したメールアドレスに確認メールが送信されます。このメールは、Pipedriveの代替メールアドレスとして正常に使用する前に、確認する必要があります。

代替メールアドレスが認証されると、このメールアドレスからメールの転送を開始することができます。企業固有のユニバーサルBCCアドレスに転送された電子メールは、その電子メールアドレスを代替電子メールアドレスとして追加したPipedriveユーザのPipedrive受信トレイに表示されます。

※注意:Pipedriveの企業アカウントのドメインやメールアドレスのドメインを変更した場合は、PipedriveのスマートメールのBCC設定に正確に反映させることが重要です。

 

■メールの共有 電子メールをPipedriveアカウントに転送する場合、チームメートまたはPipedriveアカウントの他のユーザーにも電子メールを表示できるようにすることができます。他のユーザーがメールを表示できるようにするには、受信トレイで個々のメールを「共有」に設定します。

すべてのメールのデフォルトの共有設定を変更したい場合は、[個人設定] > [メール同期] > [メールのデフォルトの共有]で変更できます。この設定は、Pipedriveで今後送信されるすべてのメールのデフォルトの共有設定を構成します。

※注意: この機能を変更しても、既存のメールの現在の共有設定は上書きされず、設定が更新された後に受信したメールにのみ適用されます。

・リンクされたすべてのメールの会話を社内の他の人と共有する Pipedriveアカウントの他のユーザーは、それらの項目を見るための可視性権限を持っている限り、デフォルトで任意の連絡先または取引に関連するメールを見ることができます。 ・すべてのメールの会話を非公開にする デフォルトでは、いかなる状況でも、管理者ユーザーであっても、アカウントの他のユーザーにはメールが表示されません。

 

■取引固有のBCC スマートメールのBCCシステムでは、会社のPipedriveアカウント内の各取引も独自のBCCアドレスを持っています。 Pipedriveにメールを取り込み、そのメールと取引をリンクさせたい場合は、送信メールのBCCフィールドにその取引のBCCアドレスを入力するだけです。

取引固有のBCCアドレスを見つけるには、その取引の詳細ビューに移動し、スクロールダウンしてEMAIL BCCテーブルを見つけます。

※注意1:各メールスレッドは一度に1つの取引にしかリンクできないため、同じメールを一度に複数の取引固有のBCCメールアドレスに転送することは推奨されません。

※注意2:Pipedriveのメールタブからリンクされたメールを削除すると、その関連する取引の詳細ビューに表示されなくなります。

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