取引とリードのアーカイブ
メモ：アーカイブされていないアクティブなリードと取引の数は、プランによって異なります。使用制限の詳細は こちらの記事 をご確認ください。
営業データが増えるにつれて、ワークスペースを整理し効率的に保つことがより重要になります。
アーカイブ機能を使用すると、履歴データを失うことなく、非アクティブなリードや取引をアクティブなビューから除外できます。これにより作業に集中しやすくなり、またシステムのパフォーマンスを向上させ、リードおよび取引の上限数を超えないよう、収めることができます。
リードと取引をアーカイブするタイミング
日常的に管理されていない取引やリードは、アーカイブすることができます。 一般的なシナリオは以下の通りです。
1. 長期間非アクティブな場合
- 過去6〜12か月間に、アクティビティや更新がない
- 今後のタスクや予定されるフォローアップがない
2. 終了済み、または取引が滞留中の場合
- 失注した取引や、再開予定のない休眠リード
- 納品・完了済みの取引
- 取引対象外と判断されたリード
3. 優先度・価値が低い場合
- 過去のキャンペーン、実験、または検証的な作業からの取引やリード
- 現在のビジネス目標と一致しない
4. 記録保管のため
- コンプライアンス、監査、報告のために保管しておく項目で保持しているものの、メインのワークスペースに表示する必要がないもの
リードと取引のアーカイブ方法
個別にアーカイブする
取引またはリードの詳細ビューにて、取引の場合は各取引の右上の …ボタン のメニューから、リードの場合は アーカイブボタン をクリックします。
取引のリストビューでは、アーカイブしたい取引の右端の …ボタン をクリックして現れるメニューより、アーカイブを選択します。
一括でアーカイブする
リードまたは取引のリストビューにて、該当する複数の項目を選択後、アーカイブする をクリックします。
または、該当する項目をチェックすると右側に現れる一括編集ドロワーからアーカイブステータスフィールドを更新します。
アーカイブされた場合
- 取引はアーカイブ前のステータス（進行中、成立、失注）を保持します
- アーカイブステータスが アーカイブ済 に設定され、アーカイブされた時間が追加されます
- レコードの変更に依存する自動化やWebhookがトリガーされる場合があります
自動化
メモ： 自動化機能はグロースプラン以上で利用可能です。
アーカイブステータスは、自動化機能内で条件、またはアクションとして使用可能です。
例）
- アイテムがアーカイブ、またはアーカイブ解除されたときに自動化をトリガーする – アーカイブステータス フィールドの変更を利用して、フォローアップアクション（例：ユーザーへの通知や変更のログ記録）を実行します。
- 停滞している取引やリードを自動でアーカイブする – 一定の非アクティブ期間が経過した後にアイテムをアーカイブする自動化を設定します。（例：獲得または損失した取引で90日間更新がない場合）
アーカイブされたアイテムの表示
アーカイブされたリードと取引はPipedrive全体からアクセス可能で、アーカイブ済 の表示が付与されます。
取引
取引リストビューで、アーカイブ タブを開きます。
また、人物、組織、アクティビティ、プロジェクト、セールスインボックス、商品、ホバーカードのリンク項目としても表示されます。
リード
リードリストビューで、アーカイブ タブを開きます。
また、人物の詳細ビュー、アクティビティの詳細ビュー、セールスインボックスの紐付けられたアイテムとしても表示されます。
個別にアーカイブを解除する
詳細ビュー > 右側の…ボタン のメニューより、アーカイブ解除 をクリックします。
一括でアーカイブを解除する
アーカイブ済のリストビューで、解除したい複数の項目を選択し、アーカイブ解除 ボタンをクリックします。
メモ：取引のパイプラインまたはステージがすでに存在しない場合、パイプラインとステージが割り当てられるまで、その取引はどのパイプラインにも表示されません。
アーカイブされたアイテムに対する制限事項
データの整合性とパフォーマンスを維持するため、アーカイブされたアイテムでは以下の操作が制限されます。
編集 | タイトル、金額、ステージ、担当者、またはカスタムフィールドを変更できません。 |
リンク | 新しいアクティビティ、電話、または連絡先を紐付けられません。 |
変換 | リードを取引に変換できません。取引をマージ（統合）できません。 |
表示 | ほとんどのリストビューおよびパイプラインビューから非表示になります。 |
API | 標準のリストエンドポイントでは返されません。新しいエンドポイントが利用可能です。 |
アーカイブされたアイテムで可能な操作
アーカイブされたアイテムは以下の方法で引き続き管理できます。
メモの追加/編集 | コメントやメンションを含みます。 |
メールの送信・リンク | グループメールまたは個別のメール。 メモ：BCCはサポートされています |
エクスポート | リストビューからエクスポートできます。 |
複製 | アーカイブされたアイテムのコピーを作成できます。 |
データの編集 | 表示/非表示グループ、フォロワー（取引）
参加者、閲覧済みステータス（リード） |
検索結果 | アーカイブされたアイテムも検索結果に表示されます |
フィルター | リストビューやエンティティを横断した絞り込みに対応しています
（例：紐付けられたアーカイブ済み取引に基づいて組織を絞り込む）。 |
インサイト | アーカイブステータス や アーカイブ日時 などのフィールドを使用したレポート作成に対応しています。 |
アーカイブされたアイテムに対するユーザー権限
操作 | 必要な権限 |
自分のアイテムをアーカイブ/アーカイブ解除 | 常に許可 |
他ユーザーのアイテムのアーカイブ | 「他のユーザーが所有している取引を編集する」権限が必要 |
アーカイブ済アイテムを表示 | 標準の表示/非表示グループのルールに準ずる |