スマートドキュメント:電子署名

Last updated on February 10, 2022

※注意: Smart Docsアドオンは、ProfessionalプランとEnterpriseプランに含まれており、EssentialプランとAdvancedプランで利用できます。管理者ユーザーのみが企業アカウントのアドオンを購入できます。アドオンには、試用期間中に5つの署名が付いた14日間の無料試用版が付属しています(請求の詳細が必要です)。

 

Smart Docs機能には電子署名機能も付属しているため、追加のツールを必要とせずに、顧客にドキュメントの署名を要求できます。

署名をリクエストする 署名をリクエストするには、最初に取引の詳細ページでスマートドキュメント機能を使用してドキュメントを作成またはアップロードする必要があります。この記事では、ドキュメントの設定方法を学ぶことができます。

次の2つの場所で署名をリクエストできます。

・ドキュメントエディタで

・取引の詳細ビューで

署名をリクエストすると、ドキュメントの別のバージョンが作成されます。

[署名のリクエスト]をクリックすると、ドキュメントを確認して署名者を管理するように求められます。署名を要求するユーザー(あなた)とリンクされた連絡先は自動的に署名者として追加されますが、このリストから削除または追加することができます。ドキュメントごとに最大10人の署名者を追加できます。

[招待言語]で招待の言語を変更できます。

[署名のリクエスト]をクリックすると、手順が記載されたドキュメントがすべての署名者に送信されます。誰かが署名するか、署名を拒否するたびに、電子メール通知が届きます。

 

■文書に署名する 署名者が電子メールでドキュメント署名リクエストを開くと、ドキュメントを確認できます。右上に、ドキュメントへの署名、署名の拒否、およびPDFとしてのドキュメントのダウンロードを求めるプロンプトが表示されます。

※注意:署名者がCookieの保存に同意すると、ドキュメントがいつ、何回開かれたかを確認できます。

[ドキュメントに署名する]プロンプトで、署名者は、ドキュメントを確認し、署名する法的権利があることを確認するチェックボックスをオンにして、続行する前に名前を入力する必要があります。署名者の身元を確認するために、署名者の電子メールに認証コードが送信されます。

※注意:署名者がドキュメントに署名できる唯一の方法は、名前を入力することです。現在、署名をアップロードまたは手書きする方法はありません。

ドキュメントが全員によって署名されると、署名されたドキュメントと監査証跡のPDFが、すべての署名者と署名を要求したユーザーに自動的に電子メールで送信されます。

 

■ドキュメントの署名ステータスを確認します 取引の詳細ページのドキュメントには、ドキュメントの署名ステータスが表示されます。

署名ステータスをクリックすると、各署名者、ドキュメントビュー、および署名ステータスに関する情報が表示されます。

・拒否

署名者はドキュメントへの署名を拒否しました。[招待状を再送信]をクリックすると、署名リクエストを再送信できます。 ・待機中

署名要求はまだ保留中です。招待状を再送信するためのリマインダーメールを送信できます。 ・署名済み

署名者はすでに署名しています。

署名詳細ウィンドウで実行できるアクションもいくつかあります。

・招待状を再送信する

ユーザーが署名リクエストを拒否した場合、ユーザーに再送信できます ・リマインダーの送信

リマインダーの送信をクリックすると、署名者は再度電子メールで署名要求を受信します。 ・署名されたPDFを送信する

全員がドキュメントに署名すると、署名されたPDFを個々のユーザーに送信できるようになります。 ・署名のキャンセル

全員の署名プロセスをキャンセルします。キャンセルメールがすべての署名者に送信されます。

 

※注意:一度に署名できるのは、ドキュメントの1つのバージョンのみです。ドキュメントの追加バージョンに署名する場合は、最初に進行中のバージョンをキャンセルする必要があります。署名済みバージョンのドキュメントを既にお持ちの場合、追加バージョンのドキュメントへの署名を開始することはできません。新しいドキュメントを作成する必要があります。

ドキュメントが全員によって署名されたら、バージョンをクリックして、取引の詳細ビューで署名されたドキュメントを表示およびダウンロードできます。

 

■署名はいくつリクエストできますか? プランに応じて、署名の数は異なる場合があります。

・プロフェッショナル及びエンタープライズ:これらのプランでは、無制限の署名リクエストを利用できます。 ・エッセンシャル及びアドバンスAdvanced(アドオン):アドオンが有効になっているこれらのプランの企業アカウントには、2層の署名リクエストを購入するオプションがあります。 1か月あたり30件の署名リクエスト。 1か月あたり100件の署名リクエスト。 ・年間プランをご利用の場合、選択した階層に応じて、会社のアカウントには月額30または100の署名が割り当てられます。使用されていない署名は翌月に持ち越されません。 ・エッセンシャルとアドバンス(アドオントライアル):アドオントライアルにあるこれらのプランの企業アカウントは、最大5つの署名を要求できます。 ※注意:アドオンと署名パックの購入は管理者のみ可能です。署名のリクエストは、1企業アカウントあたり1ヶ月間です。

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