スマートドキュメント

Last updated on February 10, 2022

※注意:スマートドキュメント機能は、プロフェッショナルプランとエンタープライズプランに含まれ、エッセンシャルプランとアドバンスドプランではアドオンとして利用可能です。企業アカウントのアドオンを購入できるのは、アカウント設定にアクセスできるユーザーのみです。このアドオンには14日間の無料トライアルがあり、トライアル期間中に5回の署名が可能です(請求書の詳細が必要です)。

 

Smart Docs機能を使えば、案件の詳細表示から直接提案書や見積書を作成することができ、商談の時間を短縮することができます。この文書には、Pipedriveアカウントから関連する取引、連絡先、または製品の詳細が自動的に入力されます。

その後、追跡可能なリンクを付けて顧客に文書を送信し、見込み客が文書にアクセスすると通知が届き、フォローアップのタイミングを正確に知ることができます。

 

■ストレージプロバイダーとの接続 案件のドキュメントや提案書の作成を始めるには、案件の詳細ページで「ドキュメント」タブをクリックします。デバイスから直接ドキュメントをアップロードするか、クラウドストレージ(Google Drive、Microsoft OneDrive、SharePoint)に接続するオプションがあります。

クラウドストレージへの接続を選択した場合、Pipedriveがアカウントにアクセスする許可を与えるフローが表示されます。ストレージプロバイダーに接続すると、すでに保存されている既存のドキュメントやテンプレートを案件にアップロードできるようになります。また、作成したドキュメントやテンプレートは、自動的にドライブに保存されます。

アカウントを接続すると、ストレージの場所として個人用ドライブまたは共有ドライブのいずれかに接続するオプションが表示されます。

※注意:Smart DocsのためのGoogleアカウントの接続は、Google Drive Sync機能のための設定とは別のものです。

また、「ツールと統合」→「Smart Docs」で「+add a new account」をクリックすると、アカウントの追加と切断ができます。

※注意:Google Driveの接続や再認証に問題がある場合、Googleのアクセス権からPipedriveのアクセス権を削除してから、再度接続を試みてください。それでも問題が解決しない場合は、弊社のサポートチームまでお問い合わせください。

 

■テンプレートの作成と共有 ※注意:アカウント設定にアクセスできるすべてのユーザーは、デフォルトでテンプレートを作成できます。

アカウントの接続が完了したら、案件の資料や提案書を作成することができます。直接文書を作成することも可能ですが、まずはテンプレートを作成することで、今後の文書作成の時間を短縮することをお勧めします。Pipedriveの権限を使って、どのPipedriveロールが新しいテンプレートの作成または追加を許可されているかを制御できます。 Smart Docsテンプレートの作成とインポートが可能です。

テンプレートを一から作成するには、案件の詳細表示で「ドキュメント」→「テンプレート」タブを選択し、「ドキュメント」「スプレッドシート」「プレゼンテーション」をクリックします。また、すでに保存されているテンプレートがあれば、プロバイダーからインポートすることもできます。

※注意:スプレッドシートやプレゼンテーションを使ったテンプレートやドキュメントの作成は、Googleドライブのユーザーのみ利用可能です。

※注意:OneDriveを使用している場合、ファイルピッカー、テンプレートエディタ、ドキュメントエディタが新しいポップアップウィンドウとして表示されます。ポップアップウィンドウが表示されない場合は、ブラウザの設定でPipedriveからのポップアップを有効にする必要があります。

テンプレートエディタでは、テンプレートの名前、カテゴリを更新し、Pipedriveの取引、連絡先、製品、時間ベースのフィールドを追加して、テンプレートの内容を埋めることができます。

Pipedriveのフィールドをテンプレートに追加するには、テンプレートエディタの右側からフィールドをコピーしてテンプレート本文に貼り付ける必要があります。フィールドはテンプレート内で「[ ]」という括弧で表示され、テンプレートがドキュメントに使用される際に自動的に取引データに置き換えられます。

テンプレートの編集が終わったら、「閉じる」をクリックしてテンプレートを保存するか、「使用して文書を作成」をクリックしてすぐにテンプレートを使って文書を作成することができます。

 

・テンプレートをチームで共有するにはどうしたらいいですか?

高度なテンプレート共有を使用すると、Pipedriveの他のユーザーとテンプレートを自動的に共有することができます。テンプレートを共有するには、テンプレートを開いて編集し、[権限]タブをクリックします。ユーザーに与えることのできる権限には、2つのレベルがあります。

①このテンプレートを使用できる

テンプレートを表示し、新しいドキュメントを作成するために使用できますが、元のテンプレートを編集または削除することはできません。 ②このテンプレートを編集できる

オリジナルのテンプレートを表示、使用、編集、削除することができます。

※注意:テンプレートを正常に使用するためには、それを共有するユーザーも、ストレージプロバイダーにあるオリジナルのテンプレートファイルにアクセスする必要があります。このため、すべてのテンプレートとドキュメントは、共有ドライブに保存することをお勧めします。この設定は、Smart Docsの設定で行うことができます。 テンプレートが他のユーザーと共有されると、テンプレートギャラリーの[Shared with me]セクションに表示されるようになります。

 

■ドキュメントを作成する ※注意:Smart Docs機能により、ユーザーは署名を要求することができます。

案件のドキュメントを作成するには、案件の詳細表示で「ドキュメント」タブをクリックします。以前作成したテンプレートからドキュメントを作成する、白紙のドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションからドキュメントを一から作成する、またはデバイスからドキュメントをインポートするオプションが表示されます。

接続されているGoogle Drive、Microsoft OneDrive、またはSharePointアカウントから作成済みのドキュメントをインポートできます。ローカルに保存されたドキュメントは、デバイスからPDFとしてアップロードすることもできます。

※注意:PDFでのアップロードを選択した場合、文書の修正や他の取引で使用するためのテンプレートとして保存することはできません。

既存のテンプレートから文書を作成することを選択した場合、「テンプレートから」をクリックし、使用するテンプレートをクリックします。ドキュメントエディターが表示され、Pipedriveのすべてのフィールドに案件のデータが入力されます。

作業中のドキュメントの要件に応じて、名前、カテゴリーをカスタマイズし、内容を調整することができます。作業中、ドキュメントは自動的に案件の下に保存されます。

※注意:使用したテンプレートに含まれるフィールド情報がない案件の場合、フィールド名のプレースホルダーはドキュメントに残ります。

 

■ドキュメントの表示と共有 Google Drive- ドキュメントエディターの右下にあるActionsボタンをクリックすると、ドキュメントの共有、ドキュメントのPDFダウンロード、ドキュメントの削除が可能です。

・署名の依頼-

文書の受取人に署名を依頼します。 ・共有用のリンクを生成する

この文書の読み取り専用のPDFバージョンを、顧客や取引に関わるその他の関係者と共有するためのリンクを生成します。受信者がこの文書を開くと、ブラウザーのウィンドウに表示されます。 ・PDFをダウンロードする

ドキュメントをローカルに保存して、電子メールに添付したり、顧客に直接送信したりできます。 ・削除

作成したドキュメントを削除します。

One Drive と SharePoint- ドキュメントを共有するには、まずドキュメントエディタを閉じて、「...」をクリックする必要があります。(詳細)ボタンで作成されたドキュメントをクリックします。

ドキュメントをリンクで共有すると、閲覧数を追跡したり、誰かがドキュメントを開いたときのメール通知を設定するオプションがあります。

閲覧履歴を追跡するオプションを有効にすると、文書が初めて開かれたとき、毎回開かれたとき、または全く開かれなかったときに、メールで通知するように選択することができます。この通知メールには、文書がいつ開かれたかが表示されるので、見込み客にフォローアップするタイミングを正確に把握することができます。

リンクが生成されると、取引の詳細ページの「完了」セクションの下にバージョンとして保存され、閲覧回数と作成時間が表示されます。リンクが生成されると、このバージョンのドキュメントを更新することはできなくなります。

文書バージョンの「...」をクリックすると、以下のオプションが表示されます。

・開く

ドキュメントを開いて、読み取り専用バージョンを表示します。 ・共有リンクの取得

バージョンのリンクをコピーして、顧客と簡単に共有し、リンクの設定を変更することができます。 ・署名の依頼

文書の受取人に電子署名を依頼します。 ・PDFのダウンロード

このバージョンの読み取り専用PDFをダウンロードする ・削除

文書を削除する

 

・ドキュメントのバージョンを増やすことはできますか?

交渉の過程で文書の修正や更新が必要な場合、簡単にバージョンを増やして文書化し、進捗を把握することができます。

文書の別バージョンを作成するには、元の文書をクリックし、必要な更新を行い、新しいリンクを生成します。リンクが生成されると、ドキュメントの下にバージョン2として表示されます。

ある文書の別バージョンを作成する場合、最初のバージョンへのリンクを無効にして、文書のライブバージョンが2つ存在しないようにするのがよいでしょう。これを行うには、最初のバージョンの「...」をクリックし、「共有リンクを取得」>「リンクを有効にする」をクリックして、リンクを無効にします。

 

■文書に署名を追加する Smart Docsには電子署名機能がついていますので、特別なツールを必要とせず、お客様に書類の署名を依頼することができます。

案件の詳細ページでSmart Docsの機能を使って文書を作成またはアップロードし、「署名を依頼する」オプションを見つけます。

※注意:電子署名機能は、プロフェッショナルプランとエンタープライズプラン、およびこれらのプランを試用しているユーザーで、有効な請求先情報が入力されている場合にのみ利用できます。この機能は、Smart Docsアドオンをご利用のエッセンシャルおよびアドバンスドユーザーの皆様にもご利用いただけるようになる予定です。

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