ワークフローの自動化

Last updated on February 14, 2022

※注意:この機能は、Advanced、Professional、およびEnterpriseプランのユーザーのみが利用できます。この記事では、ワークフロー自動化の最新バージョンを取り上げており、アカウントの機能とは異なる場合があります。新バージョンをお持ちでなく、使用したい場合は、サポートチームにお問い合わせください。

 

■ワークフローの自動化 ※注意:Pipedriveアカウントで設定された他のユーザーの権限に対してその権限が有効になっていない限り、Pipedriveの管理者ユーザーのみがワークフローを作成できます。

取引がパイプラインの特定のステージに移動した後に同じアクティビティをスケジュールするなど、Pipedriveで同じ管理タスクを繰り返しているとしたら、そのタスクを自動化して、ビジネスを成功させるための重要なことに集中できるようにすることが得策かもしれません。

自動化は、あなたが選んだトリガーイベントに基づいてタスクを自動化することで、ワークフローをスピードアップさせます。

Pipedriveの自動化は、トリガーイベントとアクションイベントの2つの部分で構成されています。

・トリガーイベントは、if-then式の「if」部分です。自動化を行う前に、このプログラムされたアクションが発生する必要があります。 これは、Pipedriveにおける人、組織、アクティビティ、または案件の作成、更新、または削除に相当します。

・アクションイベントはif-then式の「then」の部分です。トリガーイベントが発生すると、このアクションが実行される必要があります。 これは、Pipedriveの人、組織、アクティビティ、または案件の作成、更新、削除、またはPipedriveアカウントに同期したメールアドレスからのメール送信になります。

 

■自動化の作成 ワークフロー自動化機能にアクセスするには、[ ...](詳細)タブ> [ワークフロー自動化]をクリックします。

ワークフローの作成を開始するには、Pipedriveアプリの「ワークフローの自動化」ページの右上にある「カスタムワークフローを追加する」ボタンをクリックします。

この名前は後で編集できますので、ご安心ください。

※注意:オートメーション名は120文字まで使用可能です。オートメーションの説明には、200 文字を使用できます。

自動化の設計を始めるには、「トリガーを追加する」ボタンをクリックします。サイドバーが表示されるので、自動化のトリガーとなる項目とイベントを選択します。

トリガーを設定する際、「個人」「組織」「リード」「案件」「アクティビティ」の5つのオプションと、その項目に関連するどのイベントが自動化のトリガーとなるかの3つのオプション(作成、更新、削除)を選択することができます。

トリガーの種類とトリガーイベントを選択したら、トリガーの適用ボタンをクリックします。

トリガーイベントが設定されると、トリガーに条件(コンディション)を適用するオプションがあります。ここで、どのような状況でオートメーションが起動するのかを定義することができます。

条件を保存したら、プラス記号(+)をクリックして次のステップを選びます。これは、別の条件またはアクションイベントにすることができます。

アクションを定義する際、6つのデフォルトオプション(人,組織 , リード, 取引, アクティビティ, メール)、またはSlack, Microsoft Teams, Trello, Asanaなどのインテグレーションから選択することが可能です。各オプションに応じたアクションタイプを選択することができます。

※注意:オープン取引の制限に達した場合、新しいディールを作成するために設定された自動化は、そのステップで失敗します。この取引が後で手動またはアップロードによって作成された場合、自動化は再開されません。

ワークフローの自動化に複数のアクションを追加できます。これらのアクションは常に上から実行され、リストの下に移動します。たとえば、ステップ3は、ステップ2が完了した後にのみ実行されます。

ただし、オートメーションは、すべてのアクションの各条件が満たされるまで待つことはないことに注意してください。オートメーションは、最初のトリガーに基づいてアクションを個別に実行する。特定のアクションの条件が満たされない場合、そのアクションは実行されず、システムは次のアクションに進みます。

ここでは、新規案件を案件の所有者に応じて異なるパイプラインに移動させる自動化をどのように設定するかを見ることができます。

※注意①: オートメーションのアクションイベントとしてメール送信を選択した場合、アクションイベントではメール同期機能でPipedriveに同期されたメールアドレスしか使用できません。他のメールアドレスやアカウントは、自動化の目的では使用できません。

※注意②:アクティビティを作成するトリガーを設定し、そのアクティビティアクションの日付を設定しない場合、アクティビティアクションの日付と同じ日に設定されます。アクティビティの期限を将来的に設定するには、アクションがトリガーされたときに関連する期限として、「1日以内」や「次の火曜日」などのオプションを選択します。

 

オートメーションの起動を許可するユーザーを指定するには、ワークフローの右上にあるオプションをチェックし、希望するオプションを選択します。

※注意:メール同期機能により、アカウント内のどのユーザーでもトリガーとなるメールを送信するオートメーションを設定することができます。しかし、メールは常に自動化を作成したユーザーから送信されます。自分のメールアドレスからメールをトリガーしたい場合は、独自のオートメーションを設定する必要があります。

すべての選択とワークフローの設計が完了したら、「保存」ボタンをクリックして、自動化を確定します。

 

ワークフローを保存すると、Pipedriveアプリ内の「ワークフローの自動化」ページにすべてのワークフローが一覧表示されます。 また、作成したすべてのワークフローを、会社全体のPipedriveアカウントに作成されたワークフローと一緒に表示することができます。

ワークフローは、編集、削除、または有効または無効にマークすることができます。ワークフローが非アクティブとマークされた場合、トリガーとアクションの機能は発生しません。 非アクティブなワークフローはグレーで表示され、Pipedriveアカウントで現在アクティブになっているオートメーションをすぐに把握できます。

※注意:Pipedriveアカウントにデータをインポートしても、Pipedriveアカウントでの情報の作成・更新に関連するアクションも含め、ワークフロー・オートメーション内でのアクションは一切発生しません。

 

■ワークフローの複製と更新 最新バージョンを有効にすると、ワークフローの自動化を複製して更新することができます。

このオプションをクリックすると、ワークフローオートメーションの名前を変更し、説明を追加することができます。(新しいワークフローオートメーションの名前には、デフォルトで「New Version」(新バージョン)が追加されます。名前と説明の編集が完了したら、「Duplicate」をクリックします。

その後、新しいワークフロー編集画面が表示され、以前のワークフローが複製され、編集を開始することができます。

※注意:複製されたワークフローは、デフォルトでは有効になりません。新しく更新されたワークフローの自動化を設定するには、ページの上部にある 「アクティブ」をクリックします。

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