Pipedrive統合:DocuSign

Last updated on February 24, 2022

※注意:DocuSign統合は、SmartDocs機能と連動します。

DocuSignは、ドキュメントや契約書に電子的に署名するための高速で信頼性の高い方法であるため、現在デジタル署名ソフトウェアをリードしています。Pipedriveとの統合により、署名の要求、封筒ステータスの更新の取得、およびドキュメントの管理をすべて1つのツールで行うことができます。

 

■統合の設定 1.「ツールとアプリ」→「統合」→「DocuSign」と進み、「今すぐ接続」をクリックします。

2.Pipedrive Marketplaceにリダイレクトされるので、今すぐインストールをクリックします。

3.新しいウィンドウが開き、DocuSignアプリにPipedriveとの接続許可を与えることができます。接続するPipedriveアカウントを選択し、[許可してインストール]をクリックします。

4.DocuSignにリダイレクトされますので、Pipedriveとの連携を許可してください。 5.Pipedrive連携へのアクセスを許可すると、Pipedriveの設定からDocuSignの設定に戻ります。 6.重要なステップ:Pipedriveで封筒を作成し、ステータスの更新を受け取るには、事前にDocuSignで設定する必要があります。この設定は、DocuSignの上部ナビゲーションバーにある[設定]をクリックし、サイドナビゲーションバーにある[更新]をクリックすることで確認できます。

個別メッセージの送信システムの更新状況がアクティブに設定されている場合、Pipedrive内で封筒を作成したり、ステータスの更新を受信したりすることができません。この設定は、管理ユーザーによって解除される必要があります。

そうすると、PipedriveとDocuSignの統合が正常に行われ、Pipedrive内で封筒を作成したり、ステータスの更新を受け取ったりすることができるようになります。

※注意: このステータス設定は、DocuSignで管理者権限が設定されているユーザーによってのみ変更可能です。

 

■DocuSignの封筒を作成する 封筒を作成するには、いくつかの方法があります。Smart Docs機能を使って文書を作成する方法と、Smart Docs機能を使わずに自分で文書をアップロードする方法があります。

Smart Docsを使用して文書を作成する場合は、文書の編集ビュー内で「共有」と「DocuSign封筒の作成」をクリックしてください。

また、取引やコンタクトの詳細ビューで、[その他(...)]>[DocuSign封筒を作成]のボタンをクリックすると、封筒を作成することができます

また、詳細ビューの[ドキュメント]タブでPDFファイルをアップロードした場合、ドキュメントプレビューで封筒を作成することもできます。

DocuSign封筒の作成をクリックすると、レビューするための文書が表示されます。問題がなければ、[続行]をクリックして、封筒を作成します。

次に、封筒の受取人を追加する必要があります。それは、単一の文書で最大10人の受信者を追加することが可能であり、上部にあるボックスをチェックすることにより、署名の順序を設定することができます。

さらに、文書内の受取人の役割を指定することもできます。例えば、受取人が封筒に署名する必要があるのか、それともコピーしか受け取らないのか、などです。

追加し終わったら、「メッセージを編集する」をクリックして、署名を要求するカスタムメッセージを受信者に送信します。

その後、DocuSignのウィンドウが表示されますので、DocuSignの署名フィールドを受信者に追加してください。ここでは、署名欄以外の封筒の項目、例えば、受取人、封筒の文書、有効期限などの設定も更新することができます。

文書に署名欄が追加されたら、[送信]をクリックします。受信者は、文書の確認と署名を求めるメールをDocuSignから受け取ります。

※注意:Smart Docsの文書では、一度にアクティブにできる署名プロセスは1つだけです。アクティブなプロセスには、すでに完了したプロセスを含め、開始されたすべてのプロセスが含まれます。同じ文書に新しい署名プロセスを作成したい場合、1つのプロセスがすでに実行されており、前のプロセスをキャンセルする必要があることが通知されます。

 

■封筒と受取人のトラッキング 署名用の封筒を送信すると、Pipedrive内でDocuSign封筒とその受信者の最も関連性の高い情報を追跡することができます。これにより、DocuSignに戻り情報を管理したり、Pipedriveにデータを同期したりすることなく、データを一箇所で管理することができます。

封筒の作成が完了すると、署名された文書がDocuSignからダウンロードされ、Pipedrive内に保存されます。

青色で表示されているのは、受信者カウンターです。このカウンターは、最も関連性の高い受信者情報を簡単に要約して表示します。これをクリックすると、受信者モーダルが開き、受信者の現在のステータスと役割に関する詳細情報が表示されます。

DocuSignの封筒が送信されると、文書のバージョンと一緒にビュートラッカーが表示されます。現在、DocuSignは受信者が封筒を何回閲覧したかのカウントを伴う文書追跡をサポートしていません。

しかし、Pipedriveから提供される共有リンクを使用して、ドキュメントを追跡することは可能です。リンクを取得するには、[その他(...)] > [リンクとして共有]をクリックします。

ドキュメント追跡リンクが生成されたウィンドウが表示されます。必要に応じてリンクの設定を調整し、[リンクをコピー]をクリックします。

これで、ドキュメントを公開して共有し、Pipedrive内のビューを追跡できるようになります。

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