Smart Docs（スマートドックス）
Smart Docs（スマートドックス）機能を使用すると、取引や連絡先の詳細ビューから直接提案書や見積書を作成できるため、交渉プロセスにかかる時間を節約できます。このドキュメントには、Pipedriveアカウントから関連する取引、連絡先、プロジェクト、または製品の詳細が自動的に入力可能です。
その後、追跡可能なリンクを使ってドキュメントを共有し、見込み客がドキュメントを操作した際に通知を受け取ることができます。
クラウドストレージへの接続
Smart Docsを接続するには、取引または連絡先の詳細ページに移動し、ドキュメント タブをクリックして、クラウドストレージを接続する を選択します。 Google Drive、Microsoft OneDriveまたはSharePointの3つのプロバイダーが接続可能です。
Pipedriveがアカウントへのアクセス許可を与えるためのフローが表示されます。 接続が完了すると、取引に保存されている既存のドキュメントやテンプレートをアップロードできるようになるとともに、自動的にドライブにも保存されます。
アカウントを接続すると、保存場所として個人用ドライブ、または共有ドライブのいずれかを接続するオプションが表示されます。
メモ： Smart Docs（スマートドックス）におけるGoogleアカウントとの接続は、Google ドライブへの同期機能の設定と異なります。
ツールとアプリ > ドキュメント に移動し、+ 新しいアカウントを追加する、または 接続を切る を選択することで、アカウントの追加や切断が可能です。 ファイルの保存方法については、こちらの記事をご参照ください。
メモ： Googleドライブの接続または再認証に問題がある場合は、Googleアカウントの権限（サードパーティ製のアプリとサービス）に移動し、Pipedriveの権限を削除してから再度接続をお試しください。 それでも問題が解決しない場合は、サポートチームまでご連絡ください。
アカウントのデフォルトの共有ドライブを設定することも可能です。
共有ドライブフォルダの作成
Smart Docs（スマートドックス）機能にクラウドストレージを接続すると、ユーザーの個人のドライブを選択できるドロップダウンメニューが表示されます。 Smart Docs（スマートドックス）機能を接続すると、自動的にカスタム共有ドライブフォルダが割り当てられますが、ご自身で作成することも可能です。
共有フォルダを作成するには、Googleドライブのアカウントの共有ドライブタブに移動し、新しいフォルダを作成してください。
Googleドライブで新しい共有フォルダを作成したら、ツールとアプリ > ドキュメント > Smart Docs（スマートドックス） で、使用する新しい共有フォルダを選択してください。
Google Workspaceアカウントで新しい共有フォルダを表示または作成するオプションが表示されない場合、使用しているエディションが原因である可能性があります。共有フォルダを使用するには、GoogleのBusiness Starter以上のプランが必要です。
同期されたGoogle Workspaceアカウントが共有フォルダをサポートしていない場合は、Pipedriveのオプションはグレー表示になります。
テンプレートの作成と共有
メモ： 適切なグローバル権限を持つユーザーのみテンプレートを作成できます。Pipedriveの権限 Smart Docs（スマートドックス）テンプレートの追加とインポート を使用して、どのPipedriveロールが新しいテンプレートを作成または追加できるかを制御できます。
アカウントを接続したら、ドキュメントや提案書の作成を始めることができます。ドキュメントを直接作成することもできますが、今後の作成時間の節約のため、まずテンプレートを作成することをおすすめします。
テンプレートをゼロから作成するには、取引または連絡先の詳細ビューにあるドキュメント > テンプレートタブに移動し、＋新たに作成する より ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション を選択します。すでにクラウド上に保存されているテンプレートがある場合は、それをインポートすることもできます。
メモ： スプレッドシートまたはプレゼンテーションで、テンプレートやドキュメントを作成できるのは、Googleドライブのユーザーのみです。
メモ： OneDriveを使用している場合、ファイルピッカー、テンプレートエディター、ドキュメントエディターは新しいポップアップウィンドウとして表示されます。 ポップアップウィンドウが表示されない場合は、ブラウザの設定でPipedriveからのポップアップを有効にする必要があります。ポップアップを有効にする方法については、こちらのページでご確認ください。
テンプレートの編集
メモ： Smart Docs（スマートドックス）におけるフィールドデータとテンプレートの使用方法の詳細は、こちらの記事をご参照ください。
テンプレートエディターでは、テンプレートの名前やカテゴリを更新でき、Pipedriveの取引、連絡先、製品、プロジェクト、または時間ベースのフィールドを追加してテンプレートの内容を自動入力を設定できます。 テンプレートエディターの右側からフィールドをコピーし、テンプレート本文に貼り付けると、Pipedriveのフィールドをテンプレートに追加することができます。フィールドは角括弧「[ ]」で表示され、テンプレートがドキュメントに使用される際に、フィールドデータに自動的に置き換えられます。
テンプレートの編集が完了したら、閉じる をクリックしてテンプレートを保存するか、使用してドキュメントを作成する をクリックすると、テンプレートを使ってすぐにドキュメントの作成ができます。
Smart Docs（スマートドックス）のフィールドとテンプレートについて詳しくは、こちらの記事をご確認ください。
テンプレートをチームと共有する方法
Pipedriveのテンプレート共有機能を使用することで、他のユーザーとテンプレートを自動で共有できます。テンプレートを共有するには編集するようにテンプレートを開き、権限 タブを選択します。 ユーザーに付与できる権限レベルは2つあります。
- このテンプレートを使うことができます – テンプレートを閲覧し、新しいドキュメントの作成に利用できます。元のテンプレートの編集や削除はできません。
- このテンプレートを編集することができます – 元のテンプレートの閲覧、使用、編集、削除ができます。
メモ： テンプレートを正しくに使用するには、共有するユーザーがクラウドストレージ内の元のテンプレートファイルにもアクセスできる必要があります。このため、すべてのテンプレートとドキュメントは共有ドライブに保存することをおすすめします。これはSmart Docs（スマートドックス）の設定で設定できます。 ドキュメントの保存方法についての詳細は、こちらの記事をご参照ください。
テンプレートが他のユーザーと共有されると、テンプレートギャラリーの 自分に共有された セクションにて表示されます。
ドキュメントの作成
メモ： ユーザーはSmart Docs（スマートドックス）機能を通じて署名をリクエストすることができます。この機能のついて、詳細はこちらの記事をご確認ください。
ドキュメントを作成するには、取引または連絡先の詳細ビューの右側の画面より、ドキュメントタブを選択します。新たに作成するを選択すると、作成済テンプレートから作成するオプションの他、空白のドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションから作成するオプションが表示されます。 また、事前に作成したドキュメントをデバイス、または接続済みのGoogleドライブ、Microsoft OneDrive、SharePointアカウントからインポートすることもできます。ローカルに保存されているドキュメントは、デバイスからPDFとしてアップロードすることも可能です。
メモ： ドキュメントをPDFとしてアップロードした場合は、その内容を変更したり、テンプレートとして保存したりすることはできません。
既存のテンプレートからドキュメントを作成するには、テンプレートから をクリックし、使用したいテンプレートを選択します。 ドキュメントエディターが表示され、すべてのテンプレートフィールドに該当するデータが入力されます。
名前やカテゴリをカスタマイズしたり、好みに合わせてコンテンツを調整したりできます。 また、ドキュメントは作業中に自動的に保存されます。 取引固有の自動入力項目を含むドキュメントを作成するには、取引詳細ビュー内から作成する必要があります。また人物固有の自動入力項目を含むドキュメントを作成するには、取引または人物の詳細ビューから作成する必要があります。
メモ： テンプレート内のフィールド情報が不足している場合、自動入力項目（フィールド名）はドキュメント内にそのまま残ります。入力されていない項目をクリアにする方法については、こちらの記事をご参照ください。
ドキュメントの表示と共有
Googleドライブ
– ドキュメントエディタの右下隅にある 共有する ボタンをクリックすると、ドキュメントを共有したり、PDFとしてダウンロード、またはドキュメントの削除ができます。
- リンクで共有する – ドキュメントの読み取り専用PDFバージョンへのリンクを生成します。受取人が開くと、ブラウザウィンドウに表示されます。
- 署名のリクエスト – ドキュメントの受取人から署名をリクエストします。
- PDFをダウンロードする – ドキュメントをローカルに保存し、メールに添付したり、顧客に直接送信したりできます。
OneDriveとSharePoint
– ドキュメントを共有するには、まずドキュメントエディターを閉じ、詳細ページで作成したドキュメントの右側の … ボタンをクリックします。
ドキュメントをリンクで共有すると、表示回数を追跡したり、誰かがドキュメントを開いたときにメール通知を設定したりするオプションがあります。
ビューを追跡する オプションを有効にすると、ドキュメントの最初の開封時のみ、（開かれるたびに）毎回、または（通知）しない のいずれかでメール通知を受け取ることができます。
メモ： 当社のドキュメント追跡機能はGDPRに準拠しています。 詳細についてはこちらの記事をご確認ください。
リンクが生成されると、元のドキュメントの下に、閲覧回数と作成時間が表示されたバージョンとして保存され、そのバージョンは更新できなくなります。
ドキュメントの別のバージョンを作成するには、元のドキュメントをクリックして必要な更新を行い、新しいリンクを生成します。リンクが生成されると、ドキュメントの直下にバージョン2として表示されます。
ドキュメントの別のバージョンを作成する場合、2つのバージョンが混在しないよう、先のバージョンのリンクを無効にすることをお勧めします。 これは先のバージョンの右側 …（その他の操作） をクリックし、リンクで共有する > リンクを有効にするをクリックしてボタンをグレーアウトすることでリンクを無効にします。
ドキュメントに署名を追加する
Smart Docs（スマートドックス）には電子署名機能も搭載されており、追加のツールを使うことなく、顧客にドキュメントへの署名を依頼できます。
取引または人物ページから、Smart Docs（スマートドックス）機能でドキュメントを作成またはアップロードし、署名をリクエストするオプションをご利用ください。ドキュメントへの署名をリクエストする方法については、こちらの記事をご参照ください。
メモ： 電子署名機能は、プロフェッショナルプラン以上のプランをご利用のユーザー、および有効な請求情報が入力されたこれらのプランを試用中のユーザーのみ利用可能です。 エッセンシャルおよびアドバンスプランのユーザーは、Smart Docs（スマートドックス）のアドオンをご利用の場合、可能です。