Asanaは、タスクを整理し、チーム間で共同作業を行うために使用されるプロジェクト管理ツールです。

PipedriveからAsanaを使用している別のチームにデータを転送する必要がある場合に、この連携機能を利用できます。

連携機能を有効にするには、マーケットプレイス > Asana に移動し、 Install now ボタンを選択してください。

または、マーケットプレイスに直接移動し、Asanaを選択後、Authorize ボタンをクリックします。

認証のステップ1では、連携機能をインストールする会社を選択後、使用するユーザー（全ユーザー、自分のみ、特定のユーザーのいずれか）を選択します。

特定のユーザーオプションを選択した場合は連携するユーザーを選び、メール通知を行うかどうかを選択後、Next をクリックしてください。

全ユーザーまたは自分のみを選択した場合は、 Next をクリックして下さい。

ステップ2では、アプリの権限を確認し、付与するよう求められます。 内容を確認後、Allow and Install をクリックしてください。

ログインしていない、または、Asana アカウントを持っていない場合は、サインインまたはアカウントを作成するように促されます。

すでにログインしている場合は、Asanaアカウントへのアクセス権をPipedriveに付与するように求められます。許可 をクリックすると設定に進むことができます。

Asana アカウントが接続されたら、Pipedrive の右上のアイコン内のメニューより ツールとアプリ > アプリ > Asana を開いて連携を設定します。

PipedriveからAsanaにデータを送信するには、Pipedriveから情報を取得しAsanaに送信するアクションを実行するルールを作成する必要があります。

左側の Pipedriveイベント」の下で、情報転送を実行するイベントを選択します。

利用可能なトリガーは次のとおりです:

パイプラインの指定は必須です。

取引が移動したことをトリガーとして選択する場合、ステージも指定する必要があります。 取引が指定されたステージに移動すると、このルールが実行されます。

パイプラインを定義した後、新しく作成されるAsanaのタスク／プロジェクトに転送するデータを選択できます。転送する詳細は以下の通りです。

取引のタイトルは必須ですが、それ以外のすべての情報をAsanaに転送したくない場合は、トグルでオフに設定することができます。

Asanaではルールを設定する際に、 タスク または プロジェクト の2種類の項目を作成できます。

■ Asana でタスクを作成する場合

Asana にタスクを作成する場合、ドロップダウンメニューに進み、タスクを受け取るワークスペースまたは組織を選択した後、プロジェクト名を選択する必要があります。 オプションとして、既存のAsanaユーザーにタスクを割り当てることも可能です。

■ Asana でプロジェクトを作成する

Asana に プロジェクト を作成するように設定すると、転送する詳細 の項目内の 添付 オプションが自動的にオフになります。

右側のドロップダウンから、プロジェクトを作成する ワークスペース または 組織 を選択し、任意で チーム を選択します。

選択内容に満足したら、「変更を保存」 をクリックしてください。その後、ルールの条件を満たすすべての取引が、指定した情報を含むタスクまたはプロジェクトを Asana 内に作成し、チームが取引を効果的にフォローアップできるようになります。

選択内容に問題がなければ、変更を保存 をクリックしてください。 以降、設定したルールの基準を満たすすべての取引が、指定した情報を含むタスクまたはプロジェクトを Asana 内に作成し、チームが取引を効果的にフォローアップできるようになります。

Asanaとの連携機能を使用して、パイプラインに基づいた請求処理や管理タスクを自動化できます。例えば、取引が請求ステージに到達した際に、Asanaでタスクを実行して請求書を生成したり、手作業での引継なしに法務チームに通知したりすることができます。

作成するには、Pipedriveの … > 自動化 > テンプレート タブ内の Asana カテゴリを選択し、4つの既製テンプレートから作成したいテンプレートを選びます。

以下より、取引を移動する際にタスクを追加するテンプレートを使用して、請求関連のアクションを自動化する方法の例を確認します。

テンプレートより、取引を移動する際にタスクを追加するを選択し、最初の画面で取引が選択したパイプラインのステージに移動した後に何が起こるかを定義します。 今回は Asana にタスクを追加する を選び、 テンプレートを使用する をクリックします。

2番目の画面で、請求または契約準備に使用する特定のパイプラインとステージを選択します。 これが最終ステージで発生すると仮定し、ここではパイプラインの最終ステージ（開始した交渉） を選択します。

Asana にタスクを追加する セクションで、タスク名と説明を入力します。 グレーのフィールドは Pipedrive のデータに基づいて自動的に入力されます。チームが不要な情報があれば無効にすることができるため、タスクは必要な情報のみで作成されます。

タスクを作成するプロジェクトを選択し、詳細な情報のためにピン留めされたメモを必要に応じて説明に追加するかどうかを選択した後、 下書きとして保存する をクリックします。

次の画面には、自動化の詳細が表示されます。 有効化する前に、ここで編集することもできます。

その後、取引が成立になったら自動化を実行するようにします。 即時条件の横にある鉛筆アイコンをクリックし、ドロップダウンを取引のステータスが成立に変更更して、条件を適用する をクリックします。

設定ができたら、画面上部の自動化のトグルをアクティブに切り替えます。

アクティブにすると、取引が選択されたステージに移動するたび、または条件を変更した場合は取引が成立するたびに、設定した情報を含むタスクがAsanaに自動的に作成されます。

上記は一例ですが、これらのテンプレートは、多くのチーム間の引き継ぎを効率化するための起点として使用可能です。

各テンプレートは、社内プロセスに合わせてカスタマイズできるため、ゼロから始めることなく柔軟に対応可能です。

自動化のカスタマイズについて詳しくはこちらのページをご参照ください。