Pipedrive連携機能：QuickBooks
メモ： この連携機能は、QuickBooks Onlineでのみ設定可能です。
連携アプリのQuickBooksを使用すると、Pipedriveとの間でデータのコピー＆ペーストする手間をかけることなく、取引の詳細ビューから請求書を作成しQuickBooksアカウントへシームレスに送信することができます。
また、この連携機能では、Pipedriveから作成された請求書の最新ステータスを確認することもできます。このため、Pipedriveアプリを離れることなく、請求書がいつ支払われたか、あるいは期限を過ぎているか等を正確に把握することが可能です。
注意： 2023年12月31日をもって、フランスではQuickBooksが利用できなくなり、Pipedriveマーケットプレイスでのサポートも終了しました。 詳細については、こちらのリンクよりご確認ください。
連携の有効化
QuickBooksアカウントを接続するには、画面右上のアイコンよりメニューを開き、 ツールとアプリ > 請求書作成 に進み、QuickBooksの横にある「インストール」をクリックしてください。
Pipedriveマーケットプレイスに移動するのでインストールを完了し、アクセスを許可します。 アプリのアンインストールは、ツールとアプリ > Installed app > マーケットプレースアプリ から行うことができます。
ログイン情報が確認されたら、Pipedriveの設定画面に戻り、QuickBooksの基本設定を行います。
Pipedriveで請求書を作成すると、以下のフィールドがQuickBooksへ自動入力されます。
- 連絡先 – 請求書の受取人を指定するフィールドです。通常、請求書は会社の経理部門により支払われるため、Pipedriveの 「組織 - 名前」 フィールドを使用することをお勧めします。 他の組織、連絡先、取引のフィールドから選択することも可能です。
- 住所 – 請求書受取人の住所を指定するフィールドです。通常、請求書は会社の経理部門によって支払われるため、Pipedriveの「組織 – 住所」フィールドを使用することをお勧めします。 他の組織、連絡先、取引のフィールドから選択することも可能です。
- メール – 請求書受取人のメールアドレスを指定するフィールドです。Pipedriveのメールフィールドは人物タイプのフィールドであるため、Pipedriveの「人物 - メール」フィールドを利用することをお勧めします。 他の組織、連絡先、取引のフィールドから選択することも可能です。
- 顧客の納税者ID – すべての請求書にこの情報が必要なわけではありませんが、顧客の納税者番号情報を保持するためにPipedriveでカスタムフィールドを作成している場合は、そのフィールドをここに適用することをお勧めします。
- 支払期日 – 支払いの期限を設定できます。例えば、支払期日を発行日の7日後に設定した場合、3月13日に作成された請求書の支払期日は3月20日になります。
- デフォルトの税率 – 新しい請求書の製品に使用されるデフォルトの税率を指定します。必要に応じて、請求書ごとにデフォルトの税率を上書きすることもできます。
- デフォルトのアカウント – 新しい請求書に使用するデフォルトの収益勘定を選択できます。必要に応じて、請求書ごとにデフォルトのアカウントを上書きすることもできます。
ユーザーアクセス設定では、誰が請求書のアクセス、発行、管理を行えるかを設定できます。
選択内容に問題がなければ 保存 ボタンをクリックし、Pipedriveの会社アカウントに対するQuickBooksの連携時の基本設定を保存します。
連携機能の使用方法
設定が完了したらいずれかの取引の詳細ビューに移動し、最初の請求書を作成してみます。 請求書 タブをクリックし、 + 請求書 を選択して開始します。
先ほどの設定と、取引に関連付けられた値に基づいて殆どの情報が自動的に入力されますが、不足している詳細がないか確認してください。
請求書を作成 ウィンドウは、以下の3つのセクションに分かれています。
顧客の詳細（Customer details）
このセクションには請求先となる主体の名前、住所、メール、納税者番号など、請求書の受取人に関する情報が反映されています。
まず 顧客の詳細（Customer details） セクションをご確認ください。
宛先（To）フィールドに警告アイコンが表示されている場合、その連絡先がQuickBooksにリンクされていないことを示します。
請求書を正常に作成するには、警告アイコンをクリックして新しい連絡先を作成、もしくは請求書をQuickBooksアカウント内の既存の顧客にリンクさせる必要があります。 いずれの場合も、確定 をクリックしてリンクを完了します。
また、プロバイダー側で顧客情報を更新できることにも気づくでしょう。これが有効になっている場合、請求書の受取人の住所、メール、および税IDがQuickBooksに取り込まれます。
また、「プロバイダー側の顧客情報を更新する（Update customer info on the provider’s side）」というオプションを有効にすると、請求書受取人の住所、メール、納税者番号がQuickBooksに取り込まれます。
請求書の詳細（Invoice details）
このセクションには、税金、発行日、支払期日、通貨、請求書番号などの請求書固有の詳細情報が含まれます。
請求書の詳細セクションでは、会社のニーズに合わせてすべてのフィールドを調整できます。通貨は必須フィールドであるため、必ず入力してください。
請求書の詳細（Invoice details）セクションでは、会社のニーズに合わせてすべてのフィールドを調整できます。 なお、通貨はQuickBooksにおいて必須フィールドのため、必ず入力する必要があります。
メモ： 請求書の通貨詳細を入力する際は、使用する通貨がQuickBooksで保存されているその連絡先の通貨と一致していることを確認してください。 複数の通貨で請求を行うには、まずQuickBooksでマルチ通貨機能を有効にし、請求に使用したい通貨を追加した上で、Pipedriveで請求書を生成する前にQuickBooks側で連絡先を正しい通貨タイプで保存しておく必要があります。
請求項目（Invoice items）
このセクションには、請求額の内訳となる製品やサービスがリストアップされます。
取引に紐づけられている製品は 請求項目（Invoice items） セクションに自動的に入力されますが、リストに項目をさらに追加することもできます。 取引への製品の追加方法については、こちらの記事をご確認ください。
メモ： 製品機能が有効な場合、Pipedriveで作成された製品を追加できます。製品機能を無効にしている場合は、請求書作成ウィンドウ内で直接QuickBooksの製品を検索してリンクさせることができます。 どちらのオプションを選択する場合でも、連携機能を使用する前にPipedriveとQuickBooksの両方で製品が最新の状態であることを確認することをお勧めします。Pipedriveの既存の製品に加えられた変更はQuickBooksには反映されず、その逆も同様ですのでご注意ください。項目が正常にリンクされるまでは、項目の横に警告アイコンが表示されます。
すべての詳細を入力したら 請求書を作成 ボタンをクリックし、QuickBooksアカウントに送信します。
請求書の表示
作成した新しい請求書は、取引の詳細ビューにある 履歴 セクションの 請求書 タブに表示されます。Pipedrive上の請求書にはそのステータスに基づき、以下のフラグが反映されます。
- 未払い
- 支払い済
- 無効
- 期限切れ
- 一部支払い済
請求書の右上にある3つのアイコンから、以下の操作が可能です。
- PDFをダウンロード – 請求書のPDF版をダウンロードして、クライアントに直接送付できます。
- メールで送信 – 支払い済みまたは支払い待ちの請求書を顧客に直接送信します。請求書はQuickBooksから送信されます。
- リンクをコピー – 請求書を共有するための公開リンクを生成できます。このオプションは、QuickBooksアカウントでオンライン決済が有効、かつ請求書にメールアドレスが含まれている場合にのみ利用可能です。
… ボタン をクリックすると、さらに以下のオプションが表示されます。
- 無効 – 未払いまたは支払い済みの請求書を無効にします。一度無効にした請求書を元に戻すことはできません。
- 削除 – PipedriveとQuickBooksの両方から請求書を削除します。
- 取引からリンク解除 – 取引から請求書を削除します。
- QuickBooksで開く – このオプションをクリックするとQuickBooksアカウントに移動し、請求書の編集、送信、支払いの受付を行うことができます。
詳細ビューサイドバー
請求書の履歴は取引の詳細ビューのサイドバーにも表示されます。 ここでは、 更新 をクリックしてQuickBooksからの最新情報を取り込んだり、…ボタン をクリックして設定に移動したり、連絡先のリンクを解除したりできます。
すべての請求書を表示（View all invoices） をクリックすると、カスタマイズ可能な期間で絞り込まれた、すべてのリンク済みの請求書の詳細を確認できます。 ここでは連絡先に関連付けられているすべての請求書を表示、また現在表示されている取引への請求書のリンク設定や解除を管理できます。
