自動割り当て
メモ: この機能はプロフェッショナルプラン以上のプランで利用可能です。
チームメンバー間で商談を均等に分配することは、チームを管理する上で大切なことの一つです。Pipedriveの自動割り当てツールを使用すると、自動的に割り当てるルールを設定できます。
自動割り当てツールの場所
メモ：自動割り当ての設定は、取引アプリの管理者権限を持つユーザーのみ利用可能です。
画面左側のナビゲーションサイドバーを開くには、一番下の … をクリック、もしくは画面右上のアイコンより ツールとアプリ に遷移します。
いずれかの方法でページに移動後、自動割り当てルールの設定を始められます。
自動割り当てツールの設定方法
メモ： データのタイプごとに最大50のルールを追加できます（リード追加、取引更新など）
+ ルール をクリックして、自動割り当てのルールを新規作成します。
ルールに従うアイテム（リードまたは取引）とイベントを選択します。
取引
- 取引が追加されました - 新規の取引を特定の担当者に割り当てる
- 取引が更新されました - パイプラインまたはステージが変更された後、担当者にに割り当てる
リード
- リード追加 - 新しいリードを特定の担当者に割り当てる
次に、そのルールの条件を定義する必要があります。 条件とは、成約（リードまたは取引）がオーナーに割り当てられるために満たす必要のあるフィルターのことです。
メモ： ルールには少なくとも1つの条件が必要です。条件セットは最大2つで、160の条件を追加できます。
条件を指定したら、割り当て先のタイプと割り当て先を選択する必要があります。
割り当て先は次の4つから選択できます。
- ユーザー – アカウント内の単一のユーザーに新規作成された取引を割り当てる
- チーム – アカウント内のチームを選択し、ラウンドロビン方式を使用して、新しく作成されたデータをメンバー間で分配する
- 組織の所有者 – リードまたは取引に既存の組織がリンクされている場合、そのリードまたは取引を既存の組織の担当者に割り当てることができる
- 人物の所有者 – リードまたは取引に既存の連絡担当者がリンクされている場合、そのリードまたは取引を既存の連絡担当者の担当者に割り当てることができる
メモ： チームの割り当てには、プロフェッショナルプラン以上のプランのユーザーが利用できるチーム機能が必要です。
次のステップでは、ルールの設定を構成する必要があります。 ルール名（必須）と説明（オプション）のフィールドが表示されます。 アクティブに設定 ボックスをチェックし、変更を保存します。
ルールの管理
複数のルールを作成した場合、ルールの優先順位を定義する必要があります。 右側の 優先度を設定する（ボタン）をクリックし、＝アイコンを使用して希望の順序を設定してください。
メモ：リストの最初（上位）のルールが、最も高い優先順位と見なされます。
この機能は、リストの最初のルールから照合しようとします。条件が一致しない場合、一致するルールが見つかるまでルールを順番に確認します。
割り当て履歴の確認
履歴 タブでは、リードや取引先のログやステータスを確認することができます。
メモ: 初期状態では、列は新しいものから古いものの順番に並べられています。
このビューでは、次の内容を確認できます。
- いずれかのルールが実行されたかどうか
- アイテムが割り当てられたユーザー
- 割り当てツールが、新規作成されたアイテムを処理した時間
すべて、今日、昨日等、特定の日付による絞り込みや、データやイベントに基づいたフィルターを適用できます。
メモ: 自動割り当て履歴は、7日間保存されます。
割り当てルールが失敗するのはなぜですか？
割り当てられていません タブをクリックすると、自動的に所有者に割り当てられなかった全てのリードや取引のリストが表示されます。
割り当てルールが失敗する理由は次のとおりです。
- ユーザーが見つかりません - 割り当て先として定義されたユーザーが存在しないか、非アクティブ
- チームにユーザーがいない - 割り当て先として定義されたチームのどのユーザーも、取引またはリードの担当者になることができませんでした。
- エラー - 不明なエラー
人物のオーナーまたは組織のオーナーを割り当て先とするルールの場合。
- 組織が見つかりません - 取引やリードに組織がリンクされていません
- 組織IDが見つかりません - 組織が存在しないか非アクティブ
- 人物が見つかりません - 取引やリードに必要となるオーナーのデータがリンクされていません
- 人物IDが見つかりません - 人物が存在しないか非アクティブ
割り当てルールで予期しないエラーが発生した場合は、弊社サポートチームにお問い合わせください。