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自動化機能のFAQ

自動化機能におけるよくある質問集

自動化機能のFAQ

 
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メモ: この機能はアドバンス、プロフェッショナル、エンタープライズプランをご契約の方は利用可能です。

自動化で作成されたアイテムの確認方法

 

自動化を使用して取引、連絡先、またはアクティビティを作成したものの見つからない場合は、以下の手順をお試しください。

 
  • リストビューにてフィルター > 全員でフィルタリングし、次に作成日時 / 更新時間 / 作成者で並べ替えます。 これにより、該当するリストビューで最も最近のアイテムが表示されるので、探しているアイテムを表示できます。
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  • リストビューでアイテムを見つかったのに取引/連絡先/アクティビティに見つからない場合は、リンクされた取引のチェックボックスがチェックされていることを確認してください:
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滞留中の取引に対する自動化の作成

これに対する回避方法は、滞留中の取引に合わせて期日を設定したリマインダーのアクティビティを作成することです。 これにより案件が停滞したときにアクティビティが期日を迎えます。

 

既存アイテムに対する自動化のトリガーについて

 

自動化は、既存のアイテムに対して遡ってトリガーされることはありません。 トリガー条件が満たされた場合、イベントの直後に発動します。

 

自動化の所有者が非アクティブ化された場合

 

自動化を所有するユーザーが非アクティブ化されても、その自動化が「アクティブ」に設定されたままであれば、バックグラウンドで実行され続けます。

グローバル管理者は、非アクティブ化されたユーザーによって作成された自動化を無効にすることができます。

また、管理を継続したい場合は、非アクティブ化されたユーザーからアクティブなユーザーに所有権を譲渡することもできます。

 

自動化によるアクティビティシーケンスの作成方法

 

まず、シーケンスの最初のアクティビティとして、自動化を作成する必要があります。

例: 取引が作成されたら(トリガー) > 取引作成者は私(即時条件) > アクティビティを作成(アクション)

 

必須フィールドに 件名 タイプ を入力することで、はじめの部分が完成します。これにより、新しい取引を作成するたびにアクティビティが作成されます。

シーケンスの最初の自動化が完了したら、フォローアップアクティビティを追加する必要があります。そのためには、別の自動化を作成します。

 

アクティビティが更新されたら(トリガー) > アクティビティステータス に変更されている 終了(即時条件) > アクティビティを作成(アクション)

 

再度、必須フィールド 件名 タイプ を入力します。 最初の自動化で作成されたアクティビティが終了としてマークされると、シーケンスの2番目のアクティビティの作成が発動します。

 
 

APIやインポートで作成されたアイテムによる自動化について

 

サードパーティのウェブフォームや、APIリクエストを通じて作成されたアイテムは、対応するトリガーとその条件に合致する自動化が存在する限り、当社の自動化ツールによって入力と認識されます。

 
  • 例:取引が作成されたときにラベルを追加する自動化を設定している場合、APIリクエストを使用して取引を作成すると、その取引にもラベルが追加されます。
 

ただし、インポートは自動化を発動しません

セールスの自動化について詳しくはこのリンク先をご参照下さい。

 

自動化を使い取引に商品を追加する方法

取引に商品を追加するには、自動化ツールにて、取引 > アクション に移動し、適切なイベントを選択してください。

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これにより一度に1種類の商品のみ追加できます(自動化画面では数量と価格を設定できます)。

複数の商品を自動化で追加したい場合は、追加したい各製品ごとにアクションステップを追加してください。

 

メールの送受信による自動化のトリガー

 

現在、メールの送信、受信、またはアイテムへのリンクによって影響を受ける自動化トリガーは提供しておりません。

メールメッセージ数 のような条件は使用できますが、自動化をトリガーすることはできません。代わりに追加のアクションを実行する必要があります。

 

自動化でアクティビティが生成されない原因

 

アクティビティを作成する自動化を設定する際は、できるだけ多くのアイテム(担当者、組織、取引など)にリンクするようにしてください。

これらのフィールドをアクション(アクティビティを作成)に追加しないと、アクティビティは取引または連絡先の詳細ビューに表示されません。

 
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自動化ツールでの連携アプリの使用

 

以下の連携アプリは、自動化ツールと併用できます。

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自動化機能を使用するには、インストールプロセスに従う必要があることに注意してください。 連携アプリがまだインストールされていない場合、自動化アクションはグレー表示され、クリックすることはできません。

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連携アプリをインストールすると、このアクションは利用可能になります。

 

自動化ツール内でのプロジェクト機能の利用方法

 

プロジェクト機能を有効にして設定している場合は、 プロジェクトを作成する プロジェクトフィールドを更新 という2つの異なるプロジェクト関連の自動化アクションにアクセスできます。

 
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メモ: 自動化ツールの詳細については、毎週開催しているウェビナーをご確認ください。

 
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