営業プロセスには、チームメンバーへの通知送信やリードとのコミュニケーションなど、繰り返し発生するタスクがよくあります。メールのフォローアップを自動化することで、効率を上げ、顧客の関与を促進し、エラーを最小限に抑えることができます。

まず、自動化を作成し、メール送信を促すシナリオに基づいてトリガーイベントを選択します。メールを送信する必要がある、より具体的な状況について条件を適用してください。

トリガーを定義したら、メールアクションを選択します。Eメールを送信 または テンプレートを使用してメールを送信する のいずれかを選択します。

Eメールを送信 アクションを使用する場合は、必要なフィールドと設定を選択する必要があります。

その後、メールの本文を手動で作成し、変更内容を保存します。

テンプレートを使用してメールを送信するアクションは、メールを送信するアクションにと非常によく似ていますが、メールテンプレートの設定に関する追加オプションがあります。

テンプレートを設定する際に、リード、取引、プロジェクト、組織、人物のフィールドを追加することができます。テンプレートにフィールドがあるため、自動化によって選択されたフィールドがメール本文に自動的に入力されます。

さらにテンプレートにリンクが含まれている場合は、この段階でリンクを開いたかどうかの追跡を設定できます。

遅延（Delay）ステップと条件を待機するステップを使用すると、より複雑な自動化を作成できます。これにより、トリガーまたはイベントが発生した後すぐにではなく、後でメールを送信できます。

自動化からチームメンバーや見込み客にフォローアップメッセージや複数のリマインダーを送信するには、遅延ステップを利用します。

次のメールアクションを設定する前に、日数または時間単位で時間間隔を決定します。

特定のトリガーまたはアクションが発生した後でステップを実行するには、条件を待機するステップを使用します。

このステップの実際的な応用例は、送信した最初のメールに顧客が反応した後、別のメールを送信することが挙げられます。メールに返信があった場合、またはメール内のリンクがクリックされた場合に実行するように設定できます。

次に、自動化がイベントを待つ期間（時間制限）を設定します。待ち時間が長すぎると、個人的なアプローチが必要になる可能性があるため、設定時間には注意する必要があります。

メールで送信された情報を記録するには、メモを追加したり、自動送信メールに関連するアクティビティを作成したりできます。

例えば受信者が自動送信メールで、特別価格のオファーへのリンクなどの重要な情報を受け取った場合、案件に関連付けられている担当者に対して、メモを残しておくとわかりやすくなります。

これを行うには、すでにメールを受信している担当者に対してメモアクションを選択し、そのメモにこのイベントの重要性を伝えます。

メールの返信を受信した後、タスクや電話を設定するなどのアクティビティを作成するには、メールの返信時に設定した条件を待機するステップの後に、アクティビティアクションを追加します。

アクティビティの名前、タイプ、作成タイミングを指定することができます。