自動化
メモ：この機能はアドバンスプラン以上のプランで利用可能です。また、この記事では最新バージョンの自動化機能について説明しているため、お客様のアカウントのバージョンとは異なる場合があります。 最新バージョンをご希望の場合はサポートチームにお問い合わせください。
自動化
メモ： Pipedriveのグローバル管理者ユーザーのみ自動化を作成できますが、Pipedriveの会社アカウントのユーザーの権限セットにて有効になっている場合は作成可能です。 権限セットについては、こちらの記事をご参照ください。
例えば、特定のステージ以降の取引に対して毎回同じアクティビティをスケジュールするなど、Pipedriveにて同様の管理タスクを繰り返す場合は、それらのタスクを自動化することで、よりビジネスの成約に重要なやり取りに集中することができるようになります。
Pipedriveの自動化は、 トリガーイベントとアクションイベントの2つで構成されています -。
- トリガーイベント：if-thenに例えるならば if の部分にあたります。 自動化が実行される前に、プログラムされたアクションが発生します。これはPipedriveの人物、組織、アクティビティ、または取引の作成、更新、または削除のいずれかにあたります。
- アクションイベントは、if-then式の then の部分にあたります。 トリガーイベントが発生した後、実行したいアクションのことです。これはPipedriveでの人物、組織、アクティビティ、または取引の作成、更新、または削除、またはPipedriveアカウントに同期されているメールアドレスからのメール送信のいずれかにあたります。
メモ：Pipedriveアカウントへのデータのインポートは、リードを更新または削除するインポートを除き、自動化内のアクションをトリガーしません。
自動化の作成
メモ：自動化の詳細なビジュアルガイドについては、毎週行われているウェビナーをご覧ください。
自動化機能を作成する際は、左のメニューバーより …（さらに）> 自動化を選択してください。
画面遷移後、自動化ページの左上にある + 自動化 ボタンを選択します。
作成画面とサイドバーが表示され、自動化をトリガーするアイテムやイベントを選択します。
メモ: 自動化の名前は120文字まで、説明は200文字まで設定できます。
イベントのトリガーでは、アクティビティ、プロジェクト、リード、取引、人物、組織の6つのオプションから選択します。それぞれについてトリガーとなるイベントの追加済み、更新済み、削除済み の3つから選択します。
トリガータイプとイベントを選択したら、トリガーを適用する ボタンをクリックします。
トリガーイベントを設定すると、トリガーに条件を適用するオプションが表示されます。 ここで、自動化がトリガーされる条件を定義することができます。
条件を保存したら +（緑色のボタン） をクリックして次のステップを表示します。これは別の条件またはアクションイベントにすることができます。
人物、 組織、 リード、 取引、 アクティビティ、 メール、メモ、キャンペーン、 プロジェクト 、Webhook のデフォルトのオプションの他、 Slack、 Microsoft Teams、 Trello 、 Asanaの連携機能を選択できます。また各オプションに、それぞれ固有のアクションタイプを選択できます。
メモ：進行中の取引の制限に達している場合、自動化にて新しい取引を作成するように設定されるとそのステップで失敗します。後にこの取引を手動またはアップロードで作成が行われても、自動化は再開されません。 使用制限についてはこちらの記事をご覧ください。
自動化は複数のアクションを追加することができ、常に上から下へリストの順に実行されます。たとえば、ステップ3はステップ2が完了した後にのみ実行されます。
ただし、自動化は、イベント待機条件を使用しない限り、設定されたアクションに対する条件が満たされているか確認するのは1度だけです。特定のアクションの条件が満たされていない場合、アクションは実行されず、システムは次のステップを実行しません。
メモ： 自動化のアクションイベントとしてメールを送信することを選択した場合、アクションイベントではメール動機機能を通じてPipedriveに同期されたメールアドレスのみ使用します。他のメールアドレスやアカウントは、自動化にて使用することはできません。 メモ：アクティビティを作成するトリガーを設定し、日付を設定しない場合、そのアクティビティのアクションと同じ日付が設定されます。将来期日を迎えるアクティビティをスケジュールするには、アクションが設定された時点からの相対的な期日として、1日後や次の火曜日などのオプションを選択してください。
この自動化を設定できるユーザーを指定するには、自動化の上部にあるオプションを確認し、希望するオプションを選択してください。
注意: アカウント内の任意のユーザーによってトリガーされるメールを送信する自動化を設定できます。メール同期機能を介して行うことができます。ただし、メールは自動化を作成したユーザーから送信されます。自分のメールアドレスからメールを送信したい場合は、自分自身の自動化を設定する必要があります。
自動化を作成したら、保存するボタンをクリックして自動化を確定させます。
保存すると、自動化は自動化リストビューに表示されます。
自動化のリストビュー
作成したすべての自動化と、会社全体のPipedriveアカウントで作成された自動化を表示し、更新時間でソートし、フィルターを適用して表示したりできます。
自動化の編集、削除、アクティブ/非アクティブの切り替えが可能です。自動化が非アクティブとしてマークされている場合、トリガーとアクションの機能は実行されません。
非アクティブな自動化は灰色で表示されているので、現在アクティブな自動化を一目で把握できます。
自動化のリストビューの詳細については、こちらの記事をご参照ください。
オーナーシップの譲渡
ユーザーが退職する、または休暇を取る場合、別のユーザーがそのユーザーの自動化にアクセスして、トラブルシューティングを行ったり、他の担当者に割り当てたりする必要があるかもしれません。これは、既存の自動化を譲渡することで実行できます。
ユーザーと権限
以下の種類のユーザーのみが自動化を譲渡できます。
- グローバルユーザー管理者は、任意の自動化を自分自身または他のグローバルアプリ管理者に譲渡できます。
- 取引アプリ管理者 と で 自動化を追加可能な権限をもつグローバル一般ユーザー の場合、自身の自動化をグローバルアプリ管理者に譲渡できます。
所有権の譲渡
1つだけ譲渡する場合
自動化のプレビューを開きます。左側のオーナーの名前の上にマウスを乗せて鉛筆アイコンをクリックするか、右側の … をクリックすると現れるメニュー内の オーナーシップを譲渡する を選択します。
一括で譲渡する場合
リストビューにて移転したい自動化のチェックボックスにチェックを入れて、オーナーシップを譲渡する をクリックします。
オーナーシップを譲渡する をクリック後、譲渡したいユーザーを選択します。
移転を完了する前に、自動化が移転されるときに発生するイベントのリストを含む免責事項が表示されます。免責事項に記載されているイベントは、自動化のステップに応じて異なる場合があります。 （例：アクティブな保留中の実行がある場合や、連携機能がインストールされて自動化にて使用されている場合など）
続行する前に、表示される免責事項を注意深くお読みください。
免責事項のプロンプトでは、その自動化の保留中の実行をキャンセルすることができます。 ボックスにチェックを入れると、保留中の実行はキャンセルされ、実行されません。 例：自動化が5日後にメールを送信するように設定されていて進行中の場合、実行はキャンセルされ、メールは送信されません。
メモ： 保留中の実行をキャンセルしない場合、自動化は引き続き実行されます。譲渡前の実行のオーナーは履歴タブでその自動化の実行を確認できます。
自動化が譲渡されると、譲渡先の所有者の自動化リストビューに表示されます。自動化は非アクティブな状態で譲渡されるため、譲渡先の所有者は自動化を確認し、必要に応じてトラブルシューティングを行うことができます。
譲渡前のオーナーの画面から、譲渡した自動化は見えなくなります。
譲渡された人は、編集やアクティブ化など、自動化を構成できるようになります。