Smart Docs（スマートドックス）機能は、取引または人物の詳細ビューから直接、提案書や見積書を作成するのに役立ちます。フィールドとテンプレートの仕組みを理解することで、顧客とのやり取りにて、さらに時間を節約できます。

Pipedriveのフィールドは、各タブでデフォルトフィールドとカスタムフィールドの2つのカテゴリに分かれています。

Pipedriveのフィールドをテンプレートに追加するには、テンプレートエディターの右側からフィールドをコピーし、テンプレート本文に貼り付ける必要があります。

フィールドはテンプレート内では半角の角括弧 [ ] で表示され、テンプレートがドキュメントに使用される際に、取引データを自動的に置き換えます。

組織または連絡先のデフォルトの住所をテンプレートやドキュメントに追加することも、必要な特定の住所行だけを追加するために分割することもできます。

製品フィールドは、製品テーブル内に存在する場合にのみテンプレートと連動します。 製品テーブルを追加するには、まずテーブルをコピーしてテンプレート本文に貼り付けます。テーブルにはデフォルトの製品フィールドが自動的に入力されますが、好みに合わせてカスタマイズできます。

ファイルの種類が異なるため、スプレッドシートとスライドでは製品テーブルの動作が異なります。製品テーブルの詳細については、こちらの記事をご確認ください。

取引や連絡先への書類や提案書のテンプレートが作成できます。 直接ドキュメントを作成することもできますが、最初にテンプレートを作成することをおすすめします。これにより、今後の作成時間を節約できます。 これらのオプションはどちらも、詳細ビューのドキュメントセクションにあります。

テンプレートは、特定の取引や人物には紐づいていません。このため、テンプレートに追加したすべてのフィールドは常に表示されます。 しかし、取引に紐づいたドキュメントを生成・編集する際は、その特定の取引のデータを含むフィールドのみが表示されます。ドキュメントに存在するフィールドに情報がない場合、そのフィールドはドキュメントの編集時に利用できなくなります。 取引固有のフィールドを含むドキュメントを作成するには、取引の詳細ビューから作成する必要があります。人物固有のフィールドを含むドキュメントを作成するには取引または人物の、連絡先の詳細ビューから作成する必要があります。

新しいテンプレートを作成する際、システムから、まずタイトルの追加を求められます。タイトルは編集可能な状態で表示され、テンプレートへの変更はすべて自動的に保存されます。

テンプレートからドキュメントを生成する際、ドキュメントのタイトルにはテンプレート名ではなく、取引タイトルや人物の名前、日付、生成された時間が表示されます。

ドキュメントを取引内で整理するために、テンプレートのタイトルにPipedriveのフィールドを追加できます。 例えば下図のように、Pipedriveのフィールドをタイトルに含むテンプレートからドキュメントを生成すると、元のテンプレートのタイトルとPipedriveのフィールドが保存されます。

ドキュメントとテンプレートを整理するために、カテゴリを分類できます。 既存のカテゴリから選択するか、独自のカスタムカテゴリを作成してください。

または＋カテゴリーよりカスタムでカテゴリを作成できます。

テンプレートからドキュメントを作成した際に、取引や人物のいずれかのフィールドに情報が不足している場合、フィールド名の自動入力項目がドキュメント内に残ります。 この設定を変更するには、ツールとアプリ > ドキュメント > 会社設定 > ドキュメントの未入力のフィールドを消去しますにチェックを入れて下さい。

このオプションを有効にすると、取引または連絡先において情報が不足しているフィールドがある場合、テンプレートからドキュメントが作成されるタイミングで空白で表示されます。