Smart Docs（スマートドックス）：電子署名
Smart Docs（スマートドックス） 機能には、電子署名 機能が搭載されています。 追加のツールを使うことなく、顧客に文書への署名をリクエストできます。
Pipedriveの電子署名機能には、基本的な電子署名が含まれています。 この署名の種類についての詳細は、こちらの記事をご参照下さい。
署名のリクエスト
リクエストの送信
メモ： 未完了の電子署名のリクエストは、60日後に期限切れとなります。これにより、リンクは無効になり、文書のステータスは 期限切れ となります。
署名を依頼するには、取引または人物の詳細ビューより、Smart Docs（スマートドックス）機能を使用して文書を作成、またはアップロードする必要があります。 文書の設定方法については、こちらの記事よりご確認ください。
署名をリクエストできる場所は2箇所です。
- 文書エディター内
- 詳細ビュー > 文書内
メモ：署名をリクエストすると、文書の新しいバージョンが作成されます。
署名のリクエスト をクリックすると、文書のレビューと署名者の管理を求められます。署名をリクエストするユーザー（あなた）とリンクした連絡先が自動的に署名者として追加されますが、このリストから削除したり追加したりすることができます。 1つの文書につき、最大10人まで署名者を追加できます。
招待時の言語を 招待の言語 のプルダウンにて自由に変更することができます。
リクエストの認証
署名のリクエストには認証コードが必要です。
このセキュリティ機能が有効になっている場合、署名者はメールでワンタイム認証コードを受け取り、メールの有効性を確認します（ただし、保証するものではありません）。 署名者はこのコードを使用して文書に署名します。
リクエストのカスタマイズ
カスタムの件名とメッセージを追加して、顧客が受け取る電子署名依頼メールをパーソナライズできます。
メモ： アカウント設定の管理者は、Smart Docs（スマートドックス）の設定で認証コードのデフォルト状態を設定したり、署名リクエストメールのデフォルトメッセージを設定したりできます。 なお、各署名者に対する認証コードのオン/オフは、どのユーザーでも個別に切り替えることができます。
文書にフィールドを配置したら、マウスをホバーさせて各フィールドの編集・設定ができます。
メモ： 1つの文書に最大1000個の署名者フィールドを追加できます。
現在、以下の4種類の署名者フィールドが利用可能で、それぞれ異なる設定が可能です。
署名 | 必須フィールドで、設定はできません。 |
イニシャル | 必須または任意に切り替え可能です。 |
テキストフィールド | ・必須または任意に切り替え可能です。
・署名者に何を書くか指示するヒントテキストを追加できます。
・基本的な書式設定を変更できます。
【注意】 署名者のテキストフィールドでサポートされているのは、ラテン文字のみです。 |
チェックボックス | 必須または任意に切り替え可能です。 |
署名者フィールドを文書に追加する場合、すべての署名者に対して署名フィールドを必ず1つ設定する必要があります。 左側のパネルにある 署名者を選択する プルダウンで署名者を切り替えることができます。
また、フィールドを編集する際に、別の署名者にフィールドを割り当てることもできます。
文書の設定が完了し 送信をすると、全ての署名者に対して手順と共に文書が送信されます。誰かが署名または署名を拒否するたびに、メール通知が届きます。
文書に署名フィールドを追加したくない場合は、そのまま送信 を押すことでこのステップをスキップすることができます。
署名者フィールドなしで文書を送信すると、署名は文書の最後の追加ページに配置されます。
サポートされていない文書タイプ
以下の文書タイプは署名の収集には対応していません。
- 暗号化された文書（パスワードで保護された文書
- すでに電子署名がなされている文書
- 読み取り専用の文書
これらの文書タイプを使用すると、エラーは表示されず、署名にまつわるプロセスは通常通り行われます。 しかしPipedriveはそれを受信しないため、文書が 完了と表示されることはありません。
文書への署名
署名者が電子メールで署名リクエストを開くと、文書を確認できます。 文書に署名するには、署名 フィールドを選択して入力、または描画で文書に署名するか、右上隅のドロップダウンを使用して 署名を拒否する またはPDFとしてダウンロード を選択できます。
メモ：署名者がクッキーへの保存を同意した場合、文書がいつ、何回開かれたかを確認することができます。
必要な署名者フィールドへの入力が完了したら、署名者は 署名の完了 ボタンをクリックします。
メモ： 電子署名はすべての署名者が署名リクエストを完了した後にのみ、文書に適用されます。
署名者には認証コードの入力を求められます。 文書を読んだことを確認するチェックボックスにチェックを入れ、その後 署名をクリックすると、文書の提出を完了できます。
全員が文書に署名すると、署名済みの文書のPDFと監査証跡が、すべての署名者および署名を依頼したユーザーに自動的にメールで送信されます。
全員が文書に署名すると、署名済みの文書のPDFと監査トレイルが、すべての署名者および署名を依頼したユーザーに対し自動的にメール送信を行います。
メモ：Smart Docs（スマートドックス）をクラウドストレージに接続している場合、署名済みの文書と監査トレイルは、選択したクラウドストレージの場所に自動的に保存されます。 クラウドストレージへの接続について、詳細はこちらの記事をご確認ください。
署名ステータスの確認方法
取引または連絡先の詳細ページにある文書には、その署名ステータスが表示されます。
署名ステータスをクリックすると、各署名者の情報、文書の閲覧数、署名ステータスを確認できます。
- 拒否済み – 署名者が文書への署名を拒否しました。 再度招待を送信 をクリックして署名リクエストを再送できます
- 送信済み – 署名リクエストは保留中です。 リマインダーを送信 より、受信者にリマインドメールを送信できます。
- 完了 – 署名者は署名済みです
このウィンドウから 署名をキャンセル することも、ダウンロード オプションを使って文書の元のバージョンをダウンロードすることもできます。 全員が文書に署名している場合は、署名済みのバージョンと監査トレイルもダウンロードできます。
メモ： 一度に署名プロセスを進められる文書のバージョンは1つのみです。 別のバージョンの文書に署名したい場合は、進行中のバージョンをキャンセルする必要があります。すでに署名済みの文書がある場合、別のバージョンで署名を依頼することはできません。この場合は新しい文書を作成する必要があります。
リクエストできる署名数の上限
メモ： アドオンと署名パックは請求情報にアクセスできるユーザーのみを購入できます。署名のリクエスト数は、企業アカウントごとに1ヶ月あたりのリクエスト数に基づいています。
プランによって、1ヶ月に利用できる署名の数は異なります。
- プロフェッショナル、パワー、エンタープライズプラン： - 署名リクエストは無制限でご利用可能です（合理的な利用規定が適用されます）
- エッセンシャル、アドバンス（アドオン）： - アドオンが有効になっている企業アカウントは、2段階の署名パックを購入可能です
- 月あたり30件の署名リクエスト
- 月あたり100件の署名リクエスト
- エッセンシャル、アドバンス（アドオントライアル）： - アドオントライアルを利用している企業アカウントは、最大5件の署名をリクエスト可能です
メモ：エッセンシャル、およびアドバンスプランを年間でご利用の場合は、選択した段階に応じて、各企業アカウントに月あたり30件、または100件の署名が割り当てられます。 ただし未使用の署名は翌月に繰り越されません。
合理的な利用規定とは？
Pipedriveは電子署名の利用状況を厳密に監視しています。 もしこの機能が転売やその他の方法で不正利用されている場合、あるいは過度に負荷をかけていると判断した場合、当社の独自の裁量により、ユーザーの機能へのアクセスを停止または中断する権利を留保します。